Planilha de controle de temperatura: colunas, frequência e modelo

Para que serve a planilha

Ela serve para duas coisas: perceber um problema a tempo e provar depois que o produto esteve nas condições corretas. O fiscal da vigilância sanitária, o auditor de qualidade ou o cliente vão conferir se os registros estão completos, se fazem sentido e se, quando houve desvio, alguém tomou uma providência.

Por isso a planilha não é só uma coluna de números. Ela precisa mostrar quem mediu, com qual instrumento e o que foi feito quando o valor estava errado.

Modelo: colunas recomendadas

Esta estrutura funciona para câmaras frias, freezers e geladeiras de alimentos ou medicamentos. Adapte ao seu Manual de Boas Práticas, aos seus POPs ou ao seu plano APPCC:

• Equipamento ou câmara (código ou nome único).
• Faixa aceitável (por exemplo, 2 a 8 °C ou ≤ −18 °C), escrita no cabeçalho.
• Data.
• Horário da leitura.
• Temperatura atual.
• Temperatura mínima e máxima desde a última leitura (se o termômetro permitir).
• Umidade relativa (quando se aplica ao produto).
• Dentro da faixa: sim / não.
• Observações: degelo, recebimento de mercadoria, limpeza, porta aberta.
• Ação corretiva tomada (se esteve fora da faixa).
• Nome e assinatura de quem registrou.
• Verificação do supervisor: nome, assinatura e data.

Com que frequência preencher

Quem define a frequência é a legislação aplicável ou o seu plano de autocontrole. Como referência: as orientações da OPAS para vacinas indicam leitura pelo menos duas vezes por dia; em muitos serviços de alimentação, o registro é feito no início e no fim de cada turno.

Mais importante que a frequência é a regularidade: horários fixos, inclusive fins de semana e feriados. Um buraco de 48 horas na planilha é exatamente o que o fiscal vai perguntar.

Assinaturas e boas práticas de registro

• Use caneta, nunca lápis.
• Não apague nem use corretivo: se errar, risque com uma linha, escreva o valor correto, rubrique e date.
• Não preencha valores "de memória" nem antecipadamente.
• O supervisor revisa e assina na frequência definida (diária ou semanal).
• Guarde as planilhas pelo prazo exigido pela sua norma; na distribuição de medicamentos, costumam ser vários anos.
• O termômetro precisa estar calibrado e o certificado, arquivado.

Os limites do papel

A planilha em papel funciona, mas tem problemas conhecidos:

• Só registra o instante da leitura: o que acontece entre uma leitura e outra fica invisível.
• Não avisa: se a câmara falhar às 2 da manhã, você só descobre às 8.
• Depende de disciplina: basta um turno corrido ou alguém novo na equipe para surgirem falhas.
• É difícil de analisar: comparar meses ou equipamentos exige passar tudo à mão para uma planilha eletrônica.
• Se perde, molha ou é preenchida depois, o que tira o valor como evidência.

Migrar para registro automático

Com o registro automático, cada equipamento guarda leituras a cada poucos minutos, 24 horas por dia, e o sistema avisa quando algo sai da faixa. A planilha deixa de ser um formulário a preencher e vira um relatório gerado automaticamente, com mínima, máxima, média, tempo fora da faixa e a ação corretiva registrada por quem atendeu o alarme.

A mudança não tira a responsabilidade da equipe: alguém continua revisando, confirmando alarmes e assinando. O que some é o trabalho de copiar números e o risco de lacunas.

Como o Friolink faz

O Friolink gera, por período, um relatório em PDF por equipamento e um registro APPCC (HACCP) com mínima, máxima, média, porcentagem de tempo na faixa, minutos fora da faixa, excursões, aberturas de porta e quem confirmou cada alarme. É a mesma informação da sua planilha, só que completa e sem lacunas.

A ferramenta gera os registros, mas a conformidade depende também dos seus procedimentos. Se você quer substituir as planilhas de papel, escreva para [email protected].

Perguntas frequentes